Ordenar los emails en carpetas te está haciendo perder el tiempo

En 1971, Raymond Tomlinson, un ingeniero informático que trabajaba en una empresa de tecnología, Bolt, Beranek y Newman, envió el primer correo electrónico de la historia. Cinco décadas después, el descubrimiento de correo electrónico aparentemente inocente de Tomlinsons se ha convertido en una de las principales causas de estrés, ansiedad y baja productividad para millones de personas en todo el mundo. Varios estudios han demostrado que consultar el correo electrónico con frecuencia conduce a niveles más altos de cortisol, una hormona asociada con el estrés.

Cuando se usa correctamente, el correo electrónico es una herramienta útil que puede ahorrar tiempo, mejorar la velocidad y la facilidad de comunicación y mejorar la productividad. Pero, si se abusa de su uso podría llevar a hábitos adictivos que refuerzan la ansiedad, el estrés y los comportamientos improductivos.

Todos pasamos mucho tiempo todos los días buscando información en nuestro correo electrónico, pero no siempre esa búsqueda es eficaz. Con el objetivo de no malgastar tanto tiempo durante la jornada laboral y ser más efectivos, una serie de expertos en tecnología han realizado un estudio sobre el tema y ofrecen una serie de pautas para tomar el control de nuestra bandeja de entrada.

Evita organizar los correos electrónicos en carpetas

Organizar y clasificar exhaustivamente los correos electrónicos mediante carpetas podría ser contraproducente para tu productividad y bienestar. Así se desprende de un extenso estudio por Steve Whittaker, experto en la interacción hombre-máquina y los investigadores de IBM, en el que investigaron y midieron más de 85.000 intentos de ordenar y encontrar mensajes de correo electrónico.

Durante el estudio, varios cientos de trabajadores de oficina utilizaron distintos métodos para administrar sus correos electrónicos. Algunos trabajadores usaban carpetas para ordenar sus correos electrónicos, otros se desplazaban por su bandeja de entrada clasificando por remitentes o usando la función de búsqueda.

Después de varios meses estudiando las diversas estrategias de correo electrónico, descubrieron que hacer clic en un árbol de carpetas lleva casi un minuto, mientras que la simple búsqueda llevó solo 17 segundos. En otras palabras, los trabajadores de oficina que dependían de una estructura ordenada de carpetas complejas para recuperar información tardaron más que los que utilizaban la función de búsqueda del proveedor de correo electrónico.

Whittaker proporciona una explicación a este sorprendente hallazgo:

“En cambio, descubrimos que la presentación parece ser una reacción a la recepción de muchos mensajes. Los usuarios que reciben muchos mensajes tenían más probabilidades de crear carpetas, posiblemente porque esto sirve para racionalizar su bandeja de entrada, permitiéndoles ver mejor sus ‘todos’.

Los datos de la entrevista confirman que las personas archivan para limpiar sus bandejas de entrada y facilitar la gestión de tareas. Este resultado contradice el trabajo anterior que sostiene que las personas que reciben muchos mensajes no tienen tiempo para crear carpetas”.