No empieces tus reuniones así (y cómo empezar mejor)

HAY frases que se han convertido en clásicos de un mal comienzo. Seguro que te suenan: “Esto va a ser rápido”; “no os quitaré mucho tiempo”; “vamos al grano, que hay mucho lío”… ¿Te has planteado qué mensaje estás transmitiendo con ellas? Iniciar así una reunión es como presentarte en una cita con prisas y mirando el reloj. Acabas de perder la oportunidad de controlar el primer impacto emocional que influye en todo lo que viene después.

Cuando empiezas con ese tipo de frases hechas, no estás considerando el poder que tienen para marca el tono, la energía y los resultados de la reunión. Los primeros impactos cuentan mucho, porque son tu carta de presentación, la antesala de lo que quieres que pase en esa reunión. No le regales este poder del liderazgo al azar.

¿Qué efecto tiene un mal comienzo?

“Vamos a quitarnos esto de encima” viene a decir que es un trámite tostón. “Como ya sabéis todas las personas” dice que si no lo sabes tú es problema tuyo. “Esto no debería llevarnos más de cinco minutos” dice que lo vas a soltar y sales corriendo. Todos los comienzos tienen una lectura emocional.

Empezar minimizando la reunión o anticipando que será un trámite rápido lanza varios mensajes implícitos: que lo que viene no es tan importante, que se hace por cumplir, o que preferirías estar en otro sitio. En vez de generar foco, activas el modo supervivencia. Eso se traduce en personas desconectadas, cero participación y muchas ganas de irse.

Te sugiero aprovechar ese primer minuto para conectar emocionalmente, activar la atención del grupo y generar sentido. Aquí van algunas ideas prácticas que puedes poner en marcha.

Cinco formas inteligentes de empezar una reunión

1. Empieza con una pregunta energizante. Las preguntas abren puertas mentales y emocionales. Una buena forma de empezar es lanzar una pregunta sencilla, positiva y directa, y si puedes disruptiva, que invite a participar: “¿Qué os ha hecho sonreír esta semana?”; “¿quién ha visto algo interesante hoy?”; “¿con qué palabra describirías tu estado de ánimo ahora?”. Esto no sólo rompe el hielo, también humaniza, genera cohesión y hace que la gente se sienta escuchada.
2. Reconoce algo bueno antes de entrar en materia. Dedica un minuto a valorar públicamente un esfuerzo reciente del equipo, una mejora visible o una actitud destacable. Con nombres propios. Este gesto sencillo refuerza el sentido de pertenencia y activa la motivación.
3. Conecta con el propósito común. Recordar para qué se convoca una reunión y cómo contribuye al objetivo general evita la sensación de reunión improductiva. Di algo como: “Nos reunimos para avanzar en esto que nos importa porque...”. Recuerda que el “para qué” es más inspirador que el “qué”.
4. Incluye un toque de humor. El humor, usado con empatía, relaja y conecta. Puedes contar una anécdota relacionada con el tema o incluso bromear con el caos matutino si llegas corriendo. Pero ojo: debe ser espontáneo y auténtico. Si no te sale natural, mejor te abstienes. El humor forzado se nota, y provoca el efecto contrario.
5. Pregunta cómo están antes de preguntar qué han hecho. En entornos de alta exigencia o equipos con mucha presión, este simple cambio de orden puede marcar una gran diferencia. Mostrar interés genuino por cómo se sienten tus personas transmite respeto y genera una cultura emocionalmente inteligente.

Una reunión no empieza cuando empiezas a hablar. Las mejores reuniones comienzan cuando quien las convoca se preocupa de crear el ambiente adecuado para que el resto quiera estar, pensar y aportar. Prueba en tu próxima reunión a comenzarla con esta conciencia.