Diez minutos, tres reglas y una gran diferencia en el equipo

Millones. Ese es el número, calculado a la baja, de malentendidos que podrían haberse evitado en un equipo con una simple regla clara. Y no estoy hablando de más burocracia, que de esa seguro que ya sobra. Me refiero a acuerdos compartidos que eviten roces, mejoren la convivencia y el clima laboral, y fortalezcan el compromiso de las personas. ¿Te parece importante? Espero que sí, porque lo que viene ahora es una dinámica exprés muy poderosa: tres reglas en 10 minutos.

¿Se ignora lo obvio?

Muchísimas más veces de las deseables, las empresas tienen manuales de proceso, procedimientos, y mil documentos más que establecen normas y pasos para casi todo, pero no se paran a definir claramente las reglas más básicas de convivencia. Y aunque cueste reconocerlo, los equipos no funcionan mejor cuanto más “libres” son, sino cuanto más claros tienen los límites y las expectativas.

También es cierto que cuando llega desde arriba un ‘no se llega tarde a las reuniones’, ‘no se insulta a colegas’ o ‘no se ignoran los correos’, las normas no se reciben igual que si hemos sido partícipes en su definición. Por eso, mi recomendación siempre es que quien lidera se pare a definir con su equipo las que justo a su equipo les resulten más importantes. No se trata de mandar, sino de moderar. ¡Sólo necesitarás 10 minutos de vez en cuando!

Dinámica ‘3 reglas en 10 minutos’

El objetivo en mente debe ser construir de forma colectiva tres normas básicas de convivencia o de trabajo que el equipo crea que van a mejorar su funcionamiento, y et volià, seguro que van a proponer las que más necesitan.

Por tanto, cronómetro en mano, dedicas 10 minutos a esta tarea siguiendo estos simples pasos que te comparto:

1. Quien lidera modera, no es una deidad suprema. Así que explica brevemente para qué lo hacéis: para mejorar el trabajo, para evitar roces, para convivir mejor… Tu rol será que todas las voces se escuchen, nada de decidir tú las normas.
2. Tormenta de ideas. Cinco minutos para que las personas digan las normas que les gustaría incluir. No se juzgan ni se debaten, y mucho menos se justifican. Se dicen y ya está. Las apuntas todas. Van a salir muchas más de 3, y eso es información muy valiosa, así que no te distraigas.
3. Votación exprés. Nada de consensuar, nada de hacer campaña por una u otra. Tres minutos para que persona vote sus tres favoritas y ya está. Las más votadas se convierten en las normas del equipo. Y si hay empate, echadle imaginación: una segunda ronda entre las empatadas, un voto de calidad de la persona más joven, ¿cuatro normas para el equipo?
4. Redacción y compromiso. Es muy importante darle un poco de formalidad, así que se redactan las normas elegidas de forma clara, positiva y concreta. Por ejemplo, no vale ‘ser responsable’, mejor ‘avisar con al menos un día las ausencias en reunión’, ‘contestar los correos en menos de 48 horas’, y fórmulas así. Finalmente acordáis cuándo revisarlas, para seguir avanzando cuando éstas se tengan controladas.

Esta estrategia tan sencilla es muy efectiva, porque al ser normas cocreadas, tienen más papeletas de cumplirse que si son impuestas, y porque se da voz a todas las personas, se fomenta la corresponsabilidad y refuerza la cultura del diálogo. Todo eso es oro puro para tener un equipo cohesionado.

¿Y si hay normas y lo que pasa es no se cumplen? Pues usa esta dinámica igual, porque también sirve para revisar, actualizar y consensuar. La reglas no deben ser eternas ni sagradas, deben ser útiles y consentidas por todo el equipo. Y por cierto, esta estrategia funciona igual de bien en el ámbito doméstico y ¡hasta con adolescentes!