Cómo elegir un software homologado para emitir facturas electrónicas

La gestión de documentos financieros cambió con la implementación de la facturación electrónica, impulsada por la ley “Crea y Crece” que promueve la lucha contra la morosidad. De ahí que Cegid surge como una solución innovadora para agilizar la facturación electrónica y emitir comprobantes de pago acorde a las normas vigentes.

Tanto las pequeñas como las grandes empresas, están obligadas a implementar este sistema para tener a mano la gestión de cobros y pagos. Es por eso que, en este artículo, se brindará consejos para elegir un software homologado y estar al día con la ley.

Criterios para elegir un software que cumpla con los requisitos técnicos y legales

Al momento de buscar software de facturación, es importante verificar que cumpla con los estándares exigidos por la ley Crea y Crece y el sistema VeriFactu que previene el fraude fiscal. Para eso, se debe tener en cuenta los siguientes criterios que se mencionan a continuación.

Capacidad de personalización

No todas las empresas tienen los mismos requisitos, por lo cual es bueno que el software ofrezca posibilidades de personalización. Además, hay que considerar que tenga la función de enviar y recibir facturas eléctricas, así como automatizar procesos.

Por otro lado, algunas empresas buscan que se realicen las operaciones en cualquier dispositivo. De ese modo, surge la idea de buscar soluciones digitales capaces de funcionar tanto en móvil como en ordenador, lo que también ayuda a usarlos en modalidades de trabajo remotas.

Formatos estandarizados

Antes, las empresas y autónomos podían emitir facturas en formato PDF, pero eso ya dejó de ser legal con la nueva ley vigente. Ahora, hay que optar por los formatos estandarizados como XML o UBL, que se ajustan a reglamentos universales y se pueden aplicar a todo tipo de facturas.

Que se ajuste a la ley antifraude

Este quizás sea el criterio más importante, dado que el software de facturación debe cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude fiscal para reflejar transparencia en cada operación. Aparte, la empresa estaría fuera de la mira de los inspectores de la Agencia Tributaria, sacándose así una preocupación menos en su cabeza para quien la gestiona.

Facilidad de integración

Algunas soluciones informáticas, como las de CEGID, ofrecen sistemas compatibles con los software que ya están implementados en el negocio. Lo ideal es que el programa pueda sincronizarse con un ERP para agilizar la gestión contable.

También se debe verificar que el programa logre intercambiar la información con cualquier otro operador sin que implique un gasto. Esto se debe a que el cliente o proveedor puede usar un sistema distinto, por lo cual sería complejo si no pudiera leer la factura de forma legible en su dispositivo.

Que incluya certificaciones de autenticidad

Tanto la firma electrónica como el intercambio electrónico de datos son verificadores o métodos de seguridad que garantizan la autenticidad de un documento digital. En el caso de las facturas electrónicas, permiten que se evalúe su emisión y comprueban que no hayan surgido cambios después de su entrega.

Soporte técnico disponible

Como todo programa informático, hay que prepararse para saber usarlo y familiarizarse con las herramientas. En este caso, hay que verificar que el software cuente con soporte técnico para resolver dudas o solucionar algún problema técnico surgido en la implementación.

Posibilidad de escalar

ley que introduce la factura electrónica obligatoria. Esto es atractivo para las microempresas, con enfoque al crecimiento y escalabilidad con el paso del tiempo. Si el software de facturación ofrece esa posibilidad de adaptarse a los cambios, entonces no habría necesidad de cambiarlo por otro más resistente.

Unido a eso, existe cualquier posibilidad de que las normas cambien, por lo cual el sistema actual ya no estaría vigente si se sigue ajustando a las leyes antiguas. Lo ideal es que también pueda modificarse automáticamente y que dichas actualizaciones contemplen mejoras técnicas y legales.

Soluciones de almacenamiento integradas

Además de optar por la factura electrónica, también hay que conservarla por un periodo de seis años. Teniendo en cuenta los límites de almacenadores físicos y basados en la nube, un software de facturación ofrece sistemas de conservación digital para anticiparse a la visita de cualquier inspector.

Cómo lograr una transición llena de exito hacia la facturación electrónica sin caer en el intento

La ley que introduce la factura electrónica obligatoria es clara con los requisitos de facturación, como el uso del formato estructurado y en período de 4 años para almacenamiento. En este caso, hay que saber hacer la transición para evitar penalizaciones y prevenir cualquier fallo técnico en el sistema existente en la empresa siguiendo estos pasos:

• Elige el software que se adapte a las necesidades de tu negocio y, en lo posible, sea escalable.
• Explica al personal o integrantes del equipo sobre la implementación, de tal modo a que se anticipen a los cambios.
• Ofrece preparación para aquellos que están encargados de la facturación y nóminas y requieran de familiarizarse con las herramientas más rápido.
• Revisa los procesos internos y busca adaptarlos con los de contabilidad, gestión y emisión de firma electrónica.
• Garantiza la autenticidad del contenido de las facturas electrónicas con el uso de la firma electrónica o códigos QR.
• Define un plazo para la transición, en donde se involucre la preparación, la instalación y la sincronización con los sistemas ya disponibles.
• Anticipa cualquier error de implementación que cause problemas técnicos y, así, evitar que surja un sobrecargo.
• Habla con el soporte técnico para resolver cualquier duda y mantén comunicación constante en caso de requerir actualizaciones del sistema.

Quien no cumple con la norma vigente, podría acarrear una multa que va de los 3000 a los 60000 euros, el cual también incluye la presentación obligatoria y el periodo mínimo de almacenamiento, lo cual implicaría un duro golpe en el bolsillo.

La simplificación de procesos administrativos requiere un cambio de mentalidad y, con CEGID, todo equipo hallará lo que necesita para adaptarse a las leyes actuales. De ese modo, reflejará una imagen más confiable para clientes, socios e inversores, así como un mejor control en las transacciones económicas.